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胡德堡是陆军训练和部署重型部队的主要设施。胡德堡占地214,968英亩，是美国唯一一个能够驻扎和训练两个装甲师的基地。起伏的半干旱地形非常适合军事单位和个人进行多方面的训练和测试。

所面临的挑战

胡德堡基地在8个基地内的建筑和3个基地外的地点使用了1000个IT资产，如服务器、计算机、网络交换机等;窗台上堡,俄克拉何马州;新墨西哥州的白沙每年，老化的设备必须退役，新装备必须部署;不断移动的资产池。

基地IT设备物业经理特里·弗兰奇(Terry French)表示:“我们持续需要与我们的IT资产相关的信息。”“美国政府要求对分配给我们的财产负责。”

基地必须跟踪每个资产类型、数量和位置。在每年由IT经理和外部检查员进行的审计中，这些记录有几次变得至关重要。

过去，French依靠繁琐的手动系统进行资产跟踪。当从财产登记办公室收到新物品时，他写下序列号和型号的清单。这些信息将被手动输入到Microsoft Access数据库中。通常，这些手写的清单很难阅读，并导致数据输入错误。

当需要进行实地审计时，French会花上几个小时——手里拿着手电筒——定位特定的设备。French经常需要移动资产来查看用于跟踪物品的序列号和型号。然后用笔和纸记录这些数据，并与Access数据库进行比较。不幸的是，弗兰奇有时认不出自己的笔迹。

“这是一个耗时又麻烦的过程，”弗兰奇说。“此外，Access数据库的设计根本不是为了在要求时迅速提供有效的报告。我厌倦了每周浪费的时间和犯的错误。”

解决方案

当有人向弗兰奇介绍Wasp的资产管理软件时，他发现自己喜欢它的功能，并惊喜地发现它在自己的预算之内。资产管理系统允许组织跟踪和管理有价值的公司资产，进行审计和立即访问管理报告。使用Wasp的资产管理软件，French简化并改进了IT资产管理的整个流程，从最初的收购和接收到跟踪、审计、报告和处理资产。

IT资产通常带有制造商应用的条形码标签，包括产品的序列号和型号编号。当收到新设备时，French用Wasp条形码扫描仪扫描每个标签。资产的序列号和型号自动转入资产管理软件。使用Wasp的资产跟踪解决方案，French生成分配给特定设备的唯一条形码。他使用Wasp条形码打印机创建资产标签，并将其粘贴到易于找到的资产上。

弗兰奇说:“用条形码记录资产的序列号和型号是一种简单、灵活、安全的方法。”“过去，当我收到新设备时，手动记录所有信息需要一个小时。现在，这个时间已经缩短到不到15分钟。”

同样，Wasp的资产管理系统让法国人更容易处理老化资产，在处理过程中，必须报告物品的价值及其历史。“在过去，这几乎是不可能的，”French说，“我真的不知道哪些资产应该被消除，因为这些项目没有准确的会计核算。更重要的是，我不知道它们是什么时候被购买的，在购买时值多少钱，或者现在值多少钱。”

更让问题复杂化的是，一项政府法规规定，没有完整记录的资产不得处置。使用Wasp的资产跟踪解决方案，IT经理可以很容易地生成报告，指出哪些资产超过了某个年限。这些物品可以很快很容易地找到并处理掉。

胡德堡的IT经理必须接受美国政府的三种信息要求:全面的现场审计，其中所有资产必须根据主清单进行核算和核实;由第三方进行周期性审计，随机抽取10%的样本进行检查;根据要求提供特别报告。在使用Wasp的资产管理软件之前，IT经理们忙着准备相应的记录。现在，这些信息很容易获得。

结果

对于现场审计，French按位置打印所有IT资产的列表。在每栋大楼，他只是扫描每个资产的条形码。然后，可以自动将数据与Wasp的资产管理软件进行比较，以突出任何差异。这将实地审计所需的时间从三天减少到不到半天。

对于周期性库存审计，French使用wasp的资产管理软件运行一份要审计的选定资产的报告。该报告详细说明了每个资产的位置，这样法国人就可以为检查计划一个有效的路线。过去需要一两天的工作，现在只需不到半天的时间。“此外，审计师对我们也更满意，因为他们能更快、更有效地完成任务。”

弗伦奇说:“我们拥有比以往任何时候都更好的信息，而且我们节省了数万美元浪费的时间和精力。”“我估计，仅减少现场审计一项，我们就及时节省了相当于3万美元的资金。我真不知道没有Wasp的资产追踪解决方案政府的物业管理公司怎么能运作。它简化了我的生活。”