客户端

所面临的挑战

随着期末考试的定期进行，休斯顿独立区内的学校必须每年审计所有固定资产，包括电脑和技术设备，并向该地区报告结果。这项艰巨的任务变得更加困难，因为它必须在已经繁忙的春季在六周的时间内完成。

“我早在六月底就把我的审计报告送到这个地区了。这对校长和我来说都是个坏消息，”西布莱尔中学校园网络专家厄斯金·范德比尔特说。“我花了大量时间寻找设备，如果设备无法找到，就会被标记为失踪。”

设备成本的缺失使本已紧张的预算雪上加霜。西布莱尔必须用有限的资金购买替换设备，而不是投资于新技术——技术对教育发展很重要。即使是像USB线这样便宜的东西加起来也要几百美元。“能够重新利用物品对学校的流程和预算至关重要。对一家大公司来说，250美元的电缆可能不是很多，但对我们来说，这是相当大的一笔钱，”范德比尔特说。

休斯顿学区每年都会向每个校园发送一份固定资产清单。
一旦收到这些设备，范德比尔特就必须对这些设备进行清点，核实手头实际存在的是什么。清单上的任何不明物品都会在短缺清单上注明。如果学校的短缺名单超过了地区设定的限制，学校就会被标记。West Briar的手动资产跟踪系统导致了物品的错位和丢失，因此，学校经常被标记为超过了年度短缺限额。
范德比尔特说:“没有人对目前的状况感到满意。“它花费了时间、金钱，还招致了很多不必要的关注。”

解决方案

Vanderbilt决定改善耗时的区域审计，并结束不必要的花费在错误的设备上，购买了Wasp的完整资产管理系统，带有条形码扫描仪和条形码打印机。Wasp的资产管理软件是一种价格合理的资产跟踪系统，旨在提高效率并消除错误。范德比尔特预计，黄蜂号将在2010-11学年开始时全面投入使用。

他已经看到了显著的好处。

在老师们的帮助下，范德比尔特将设备输入软件的数据库。在资产管理软件实施之前，由于学年已经开始，设备已经分发，他创建了所有教师设备的清单。老师们检查了名单，然后还给范德比尔特。他还在学校和教室里四处走动时，使用Wasp移动电脑进行即时更新和验证。

范德比尔特说:“我喜欢使用条形码扫描仪的想法。“它为我每天更新设备提供了一种持续的、自动化的方式。这节省了很多时间，因为我一直在核实我们的库存。”

明年，教师将不再需要检查表．所有设备都将包含一个条形码资产标签，并将在Wasp的资产管理软件中进行跟踪。范德比尔特将检查教师的设备，并对每个教师的库存保持一个准确的、最新的帐户。如果教师交换或借出设备，他们只需填写一张表格，范德比尔特就会在Wasp的资产管理软件中更新信息。同样地，如果一台计算机或设备外出服务，该软件将记录其原始状态和位置，以及任何借款者更换设备。

Wasp的资产管理软件使教师能够无缝地接收新设备。在过去，新设备会送到学校，但在范德比尔特收到学区的资产标签之前不能使用。虽然West Briar将继续在所有设备上使用该地区的资产标签，但Wasp的资产管理软件允许Vanderbilt在设备到达时分发新设备，并在设备发货时添加该地区的标签。

“教师们可能要等一个月或更长时间，等学区发出信息。现在我可以把这些信息输入Wasp系统，把所有信息都调出来，立即发给老师们。”“我将采购订单输入Wasp系统，设备所在的位置，当标签进来时，我可以将该区域的标签分配给设备。Wasp将从采购订单中取出所有物品，并将临时资产编号替换为永久资产编号。”

结果

通过使用Wasp的资产管理软件，范德比尔特希望在三周内完成他的强制性年度审计，而不是三个月，这样可以节省75%的时间。由于他的主要角色是为学校提供IT支持，因此在年度审计期间节省这么多时间将减少他的压力和悲伤，同时使他能够提供学校需要的支持。

范德比尔特说:“能够准确地计算这些设备，就不必再购买那些丢失或放错地方的设备。”“补偿金来自学校的资金。我们可以把钱用在更好的事情上，而不是替换我们拥有但找不到的技术。”