如何管理教育资产

您是否有更多的问题，而不是您学校的固定和数字资产的答案？

今天的资产管理技术可以提供您需要的答案，这些答案比旧学校资产跟踪工具更容易，更快，更准确地提供。

这是要找的。

收到21世纪的教育意味着为全球工作场所准备学生。

这意味着技术资源和数字资产必须在课堂上纳入教室，并掌握在教师，管理员和学生的手中。实际上，当地社区，州组织和联邦政府已经开始通过比赛等方案向顶级拨款，ESEA灵活性豁免和连接倡议部署这些批判性项目。

这是89％和92％的父母和校长的好消息，他们分别排名有效的技术实施，这是重要的还是非常重要。

它也呈现出挑战。这些计划创造了高期望，在通过标准化评估，毕业率和二级入学率来衡量结果。有限预算意味着必须在基础设施中投资的困难选择，而且设备意味着对物理和数字资产留下来。教育部门的资产进一步复杂化任务，资产可以包括巨大的物品：建筑物和它们所包含的家具;计算机，智能手机，平板电脑和其他设备;办公室和学校用品;物理和数字教科书和参考资料;它等软件程序的资产;和更多。

Many schools and school districts – whether by using an outdated asset tracking system or lacking the manpower to work them – find themselves in a position where they can’t answer even the most basic of questions about any of these assets, or they can only answer questions about a single facility rather than managing the entire district.

即使用户可以回答其中一些问题，它们也可能必须转向多个，独立和昂贵的解决方案，以捕获上述所有不同类型的资产。教科书是一个很好的例子;旨在教育的许多资产管理人员将几乎可以跟踪除教科书以外的一切，即使这些物品对学校的基础。

无法回答这些问题的不仅仅是引起混乱;它还创造了资金风险。如果学校收到国家或联邦资金，则需要考虑到非常具体的和最新的资产详细信息，以维持其资金合规性。提供更少资助的任何资助都会让学校有很多需要的钱。

对于成功使用资产管理系统的人来说，Gartner Research表示，他们可以单独在第一年内节省高达30％的成本。

如果您最近没有查看资产跟踪解决方案，您可能会出现令人愉快的惊喜。现在的许多功能都在基于云的部署中自动化 - 这意味着这些解决方案不必通过IT人员进行费力地安装和维护，并且可以从任何设备，任何地方访问它们。这些现代系统可以轻松地为您提供上述资产管理问题的答案，并大大简化了过程。

本文将描述教育中的现代资产跟踪如何回答学校管理员，会计师和IT人员面临的功能挑战。

什么是你的学校或地区的方式讲述这些问题？让我们仔细看看你面临的挑战 - 以及如何克服它们。

挑战＃1：越来越多的资产

追踪的资产数量，特别是技术相关的资产迅速增长，部分适用于1：1举措的地区购买设备（为学术用途提供电子设备提供电子设备）和在线评估。

找到一个不能只是越来越多的资产的解决方案的关键，也是越来越多的类型：教科书除了用于物理的硬件，数字货物之外，还提供了外部。例如，数字教育资源正在进行课堂上的巨大进展：81％的区科技官员表示数字资源将在未来三年内开始更换印刷资源。超过五分之一表示他们将对数字分配进行“非常实质性”的变化。据“教育周”，数字分销的举动将提供超过90％的教师使用数字资源。

不幸的是，过时的跟踪方法（根据Deloitte的研究人员，54％的组织仍然通过纸张格式捕获一些资产数据）很少刻度。即使是旧资产跟踪系统中的动力，甚至是旧资产跟踪系统的主要难以维持在资产繁殖中越来越难以维护。

挑战＃2：Dwwindling预算和人员配备

与此同时，预算和人员配置未能保持步伐。

百分之七十个州每学生提供比2008年的少资金;在28％的国家，每名学生的支出下降了10％或更多联邦政府也没有弥补差异。援助计划的资金也下降;例如，I资金的标题已经下降了12％，特别教育资金11％。

为了克服预算限制，协调员正在推迟购买替代或推迟维护升级。不幸的是，这些方法有可能对学生表现产生负面影响甚至完全扰乱学生学习。

同时，工作人员比率正在转移。美国劳动统计局预测，2014年至2024年间，课堂大小将增加，让每位教师都对更多学生负责。对少数员工提供更多责任只会使预算问题更糟糕 - 特别是在要求员工管理大量技术设备时。

更严格的预算和人员配置也将学区放在一个困难的位置，必须花更多的人 - 小时和精力，只需决定如何分配资金。这些支付成为一种转移优先事项的游戏，一旦购买，就留下了很少的时间和金钱来适当管理学校和地区资产。

挑战＃3：信息准确性

数据准确性可以说是任何学校或地区的金融部门所面临的最大挑战。如果您的资产记录不准确，您的资产负债表将不正确。固定资产报告是资产负债表的内在部分，资产文件不准确意味着有一个整体有效性的问题。然而，在大多数解决方案（包括Excel）中缺乏足够的控制和验证意味着必须手动创建和维护复杂的计算，或者用户将只是遭受某个错误率。

错误的成本很高。例如，书籍上存在但实际使用或失去的资产 - 幽灵资产 - 可以强制组织在数千美元的数千美元上进行税收，保险和其他费用。相反，复制资产意味着支出不需要的新商品 - 然后还向这些超额资产支付适当的税收，保险费。

简单的答案是更新您使用的资产跟踪技术;它可以减少管理资产，节省资金和减少错误所需的时间。

但您的解决方案提供的功能是什么功能？我们将探讨接下来的问题。

资产跟踪解决方案可以在他们管理的信息中大大变化。以下是您的系统应该能够回答您的学校或地区的问题。

资产在哪里？

您可以在需要时找到每一个资产吗？

这是基本的最小要求功能。在接收并添加到资产跟踪系统时，应分配项目标识符（如条形码）。然后，每次将项目移动到新物理位置（都是办公室，教室或库）时，可以扫描条形码以记录移动。

虽然简单，但单独的这种功能可以备用学区巨大成本。

除了条形码单独的项目之外，该系统还应该能够跟踪低美元资产 - 那些不需要序列化或条形码的汇总。例如，一所学校可能有500个书桌或椅子，总计$ x。单独跟踪这些物品可能并不具有成本效益，但学区也不想忽略它们。拥有现代“多数量”功能使得再次跟踪这些资产具有成本效益：它们可以简单地查询系统以找到相关资产组。

在相同的静脉中，相同的系统应该能够跟踪多种资产的位置，包括IT资产，高美元项目，如笔记本电脑或车辆，低美元物品等资产等教科书。

“能够准确地考虑设备，消除了不得不回购已经丢失或错位的设备，”德克萨斯州休斯敦西彪神庙中学的校园网络专家Erskine Vanderbilt说。“替代金钱来自学校的资金。我们可以使用更好的事情，而不是更换我们拥有的技术，但无法找到。“

谁在使用资产？

你能确定负责资产的党吗？

问责制是资产管理中的核心问题;只有通过跟踪资产可以学校区识别可能会阻止丢失或破碎设备甚至欺诈活动的红旗。政府规定，特别是对使用联邦或州基金获得的资产，也需要一定的责任标准，看到谁使用哪些地方和其他资产可供使用的资产。理想情况下，用户或员工 - 在记录中也应注意或履行资产。创建审计跟踪并确保资产的责任。此外，该学校不仅会始终知道资产位置，您也会知道谁拥有它。

使用指定的返回日期，然后，资产跟踪系统应将自动电子邮件提醒生成对系统用户和该项目的自动电子邮件警报。只需在返回时检查它。

什么资金用于购买资产？

您可以核实资金是否正在妥善花费吗？

您的资产监控解决方案应该能够跟踪所有资产购买详细信息：采购订单号，资金来源，成本，采购日期和折旧方法。

这比签出/办理登机手续，这有点高级功能，但它并不少关键。

“确保拨款是妥善花费的大部分，”俄克拉荷马州迈阿密公立学校的Jason驻军说。“（例如），如果以特殊教育的价格购买，它必须在特殊教育部门身体留下。”

许多资金来源（例如，Title i）承担法律要求，学区需要能够生产特定的可审计数据，如购买日，供应商，位置。现代化的系统应该能够立即生产适用资产的完整档案。

为此，当有人试图将资产移出批准的区域时，您的跟踪解决方案必须能够生成警报或通知。为帮助您的财务部门，您还应该轻松创建定制资金来源，以分离所有授予的金额，并始终知道确切的总花费和当前剩余资金。

是否正确维护资产？

您能以良好的工作秩序保留资产，并跟踪总体拥有成本吗？

根据Deloitte的说法，资产的逐步恶化和老化是与拥有和经营资产相关的最高风险，其中有近三分之二（62％）的组织引用它。

通过跟踪已完成的维护（无论是否计划或未核，）您可以利用所购买物品中包含的任何保证或服务协议。

这是财务福利的另一个领域 - 了解用于维护和修理资产的金额提供了确定未来预算需求以及总体拥有成本所需的历史数据。

对于用户，IT和设施的员工，系统应用于安排常规维护，例如灯泡更换，计算机重新成像，检查或换油。它还应记录出不定期的维护。此外，如果在截止日期未记录维护，则应记录已分配的任务或生成电子邮件提醒。

使用资产是否符合法规？

是否按合规性处置资产？

Each school district should be able to audit itself easily to determine what assets it possesses, where they’re located, where they came from, etc. Further, users should be able to track the progress of the audit over time: they might designate a certain time period as the audit window for a given school, and they can then track the progress of the audit – 5%, 10%, etc. – over the course of that time period.

或者，为了完全简化审计，系统可以设置为将资产指定为“审核”，随时对其执行预先确定的操作，例如，办理登机手续。

使用上面详述的数据点类型，资产跟踪系统应能够执行年度审核，以验证资产详细信息，例如地点，部门使用，退房/登记状态和当前条件。

自动化此过程可能会产生重大影响。在进行其制度后，迈阿密公立学校设法将区域范围内的审计时间从480小时降至36，减少93％。他们几乎消除了资产损失。这是在逃避失去基金的任何危险的救济之上，或者被迫偿还由于不遵守资金来源指南或其他法规要求而耗费资金。

资产处理如何处理？

是否适用于每个资产的生命周期？

跟踪资产对任何学校或地区都是一个重要的责任。有关购买，维护和资产物理处置的详细信息是国家和联邦赠款遵守所必需的。

应及时和负责任的时尚处理资产处理。虽然难以妥善处理物理资产似乎难以妥善处理，但在储存中具有非功能性设备或简单地坐在您的学校上，它可能同样危险。更好的解决方案是定期评估您的物理资产，并妥善地及时处理过时设备。处置后，您仍将具有资产生命周期的完全交易记录。

您的资产跟踪数据有多准确？

如果您的学校的资产列表比详细（在软件计划或纸报报告中）的不同程度不同，则管理资产的过程存在重大问题。旧的跟踪方式，例如使用手动维护的电子表格，简单地缩短。

根据2015年的研究，平均94％的电子表格包含错误，错误率从1.2％到2.5％。这些似乎似乎是小的百分比，但考虑这种经典的警告：一个卓越的错误导致托莱多大学认为它在预期收入中额外收入240万美元，他们包含在其下一个拟议的预算中。

由于各种原因，需要提供准确的报告，并要求通过资金来源或授予来分类和跟踪资产详细信息。不正确的报告可能导致学校失去重要资金，或被迫偿还已经支付的资金。

底线：资产管理系统应允许用户在需要时能够详细说明和检索相关资产数据。

无论资金来源如何，应从初始收据跟踪购买的设备，以最终处置 - 资产可追踪的生命周期。不幸的是，许多学校和地区继续使用追踪，繁琐或简单的附加模块的跟踪方法来图书馆库存程序。某些方法仅包括预算请求和采购订单，而其他方法仅包括购买记录。

由于穷人（或不存在）程序，学校何时何时破坏，丢失，更换或被盗时，学校可能是一项重大挑战。他们努力回答我们在本文件前提出的基本资产管理问题。过时方法在劳动密集型过程中留下了已经拉长的员工，最终难以调和，几乎不可能证明审计遵守。

通过其本质，资产跟踪是永无止境的过程，但选择易于实施和使用的系统，保证员工继续使用，并确保数据准确性和完整性。

过渡到自动资产管理系统的学校发现，他们面临的独特挑战 - 赚钱，合规性和时间 - 很容易克服，长期利益对员工和学生产生重大影响。