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孤星学院系统(LSCS)是一所公立社区学院系统，服务于得克萨斯州大休斯顿北部地区。龙星学院系统是休斯敦地区最大的高等教育机构，也是美国发展最快的社区学院系统，“每学期有超过8.3万名学生，总注册学生9.5万名”。

所面临的挑战

龙星学院系统拥有超过7万名学生和员工，拥有并运营着超过3万项IT资产。社区大学的五个校区和七个卫星中心都负责跟踪自己的设备，包括笔记本电脑、投影仪、服务器和交换机。许多地点使用Access数据库或Excel电子表格来管理资产。

依赖于手工资产跟踪解决方案为技术经理和管理人员带来了多个问题。没有集中的数据库，很难找到特定的it资产。

LSCS副校长兼首席信息官Shah Ardalan将拥有完整和准确的数据作为优先事项，并加强了全系统的技术管理问责制。为了有效地跟踪设备的生命周期，资产管理系统是必要的。

由于许多学院的校园使用不同的方法来跟踪资产，合并每个地点的审计结果是耗时的，而且容易出现人为错误。当需要对it资产进行审计时，一个由100名技术人员和学生员工组成的团队花了三个月的时间来查找和记录设备的位置。

解决方案

“在众多校园中追踪资产和设备的年代是一项艰巨的任务。我们需要一个易于实现的标准化流程，并将降低资产跟踪和审计的复杂性，”龙星学院系统的系统管理员Nishae Brooks说。LSCS技术服务副校长Link Alander领导了对解决方案的研究。Alander选择了Wasp的资产管理软件，这是一种自动化资产管理过程的软件包。

为了寻找一种更有效的方式来管理有价值的IT资产，在采用Wasp的资产管理解决方案之前，该学院尝试了一种竞争性的软件包。布鲁克斯说:“其他软件的成本是Wasp系统的两倍，并不是最适合我们的需求。”

Wasp的资产管理软件可以帮助那些准备从静态的电子表格和基于纸张的资产跟踪方法过渡的客户，这些方法几乎不能为忙碌的IT经理提供真正的支持。

2008年夏天，校方建立了一个项目，将所有校园都移植到Wasp的资产管理软件上。安装软件之后，IT部门为资产和位置开发了一个标准化的命名约定。然后，他们将每个资产的详细信息填充到软件数据库中，包括购买日期、价格、购买订单和位置。资产使用预先打印的标签单独标记。当特定资产上的条形码被扫描时，用户可以立即访问相关信息——最重要的是位置。更有价值的是Wasp的资产管理软件的SQL基础，它允许与LSCS的ERP和资产管理工具集成。

结果

Wasp的资产管理软件使学院能够及时、准确地进行资产统计。审计过程简单而有效，每个地点只需要三名兼职学生进行审计。

“Wasp的资产管理软件非常适合我们的环境，”布鲁克斯说。“该软件易于使用和维护，这一点非常重要，因为我们的许多员工都是学生，而且离职现象很普遍。Wasp提供免费的在线培训，将学习曲线和培训准备最小化。”此外，该软件提供了对信息系统的即时访问，具有100%的准确性。拥有一个跟踪资产的标准流程可以显著提高效率。