资产跟踪的投资回报率

资产跟踪系统如何返回投资价值？这是您需要了解的关于现代资产管理的ROI。

跟踪资产没有琐碎的任务。从像笔记本电脑，车辆甚至建筑物一样的书籍和办公用品等小美元物品（以及介于两者之间的一切），跟踪您拥有的东西是一种大规模的事业。

这也是一个关键的。如果你不知道你有什么，你会买两次。如果你找不到你拥有的东西，它将浪费。如果您不通过生命周期维护您的资产，即使在税收和保险中，他们也会破坏。

您的组织越大，越来越复杂的跟踪变得更加耗时，容易出错，并且有不遵守适用法规的风险。较旧的方法，如电子表格和基于纸张的资产管理，只加剧了这些问题。

进入现代固定资产管理系统。如果您的组织类似于49％的公司希望升级其管理工具和/或能力，您需要了解新一代资产跟踪的最后一代 - 以及如何在新的智能世界中实现其潜在投资回报率平台和自动化。

事实上，智能管理和追踪固定资产可以减少，重新计算，甚至有时逆转与固定资产管理相关的成本。如今，资产管理是集中的，安全的云，含义部署是快速的，也可以通过任何人访问系统，即使在移动设备上，所有数据也可以实时维护。现代化系统可以提供对系统中任何资产的处置和历史，极大地缓解资产管理过程的更新洞察。结果是，组织可能会节省成千上万美元和数百或数千小时。

本文将探索如何。

人们的成本

使用资产跟踪急剧下来减少人为错误和时间需要充分管理资产。

在管理资源方面，一个组织的人民经常花费最多。

部分是因为他们的时间有价值，每一刻都在资产管理中，通过管理整个生命周期来进入系统进入系统。专家尤其可以证明是非常昂贵的：每天一小时工作一小时的单一会计师可以花费10,000美元。

这也是因为他们是人，这意味着错误会发生错误。不幸的是，有时这些错误可能会花费数百万美元 - 因为我们很快就会发现。

与人有关的时间

体力劳动仍然是大多数公司资产管理的一个组成部分。尽管有自动化，移动和智能测井系统，但只有少数组织实际使用它们。根据Deloitte的调查，54％的组织仍然使用纸张格式来捕获资产数据。

手动劳动力增加了。“在过去，当我收到新设备时，需要一小时的时间来手动记录所有信息，”Terry French A资产在陆军堡罩中的财产经理说。“现在，那个时间已经减少到不到15分钟。我估计我们节省了30,000美元的相当于30,000美元，只是在单独减少的现场审计上。“

资产管理取决于手工劳动的组织将找到数据输入，更新，审计，报告并只需寻找缺失物品的数据进入，数百次甚至数千小时。许多资产都是高美元，但整体易丢失的物品（如笔记本电脑和平板电脑）;在替代它们的费用与遵守监管审核的必要性之间，资产管理人员最终可以在资产搜查时结束花费。

至少录制过去纸张的组织将更好地定位，但电子表格并不好得多。

人员和电子表格错误的成本

根据2015年的研究和审查，平均94％的电子表格包含错误，错误率为1.2％和2.5％。这些错误率可能听起来可能会在舒适的错误边缘内安全地下降，但电子表格错误的其他研究会揭示数百万美元（从400万美元到1.1亿美元）的估计成本影响。达特茅斯大学研究员Stephen Powell，其中一个研究的作者，注意到：“电子表格充满了从未使用的数据以及无处可行的错误。它们不一定是具有从输出处理的输入的系统。“

看着人们的乐度成本

现代化解决方案自动化资产跟踪，可降低资产管理中涉及的手工劳动量。它们还包括数据验证或验证功能的形式，以减少错误。

根据“IT业务边缘”，甚至实施被动射频识别（RFID）跟踪系统将在不到12个月内产生正投资回报率，并降低10％-15％的不准确度降至0.5％。

最大的影响来自专用固定资产跟踪系统。像Microsoft Excel这样的程序不是为此功能设计的。可以将人员配置为75％的系统，提高跟踪准确度至99％，并在审计期间节省数千美元 - 我们的一位客户在年度库存审计期间保存了3,500美元，部分通过折叠了20天的过程只有五个。

提高的准确性和及时性具有奖金效益;他们使组织能够更加响应客户需求并在更专业的层面上运营。“当有人进来寻找一块设备时，我们可以立即查看数据库，看看我们拥有的东西，在没有花几个小时的情况下，我们需要订购的东西，”Jemima Spare，IT支持官员牛津大学。

这个问题不仅仅是找到你拥有的设备;它还确保您不浪费时间管理您没有的资产。我们将讨论下一节中的鬼魂资产。

不准确的成本

幽灵资产

你的组织被困扰不是真正在那里的资产，这些资产正在大力院耗时。

鬼魂资产存在于书籍上，但不是现实;他们已经迷失了，被盗或以其他方式丢失了。或者资产或数量只是错误地输入。或者他们仍然存在但不再可用。

资产所有权可以复杂。资产可以具有非常不同的生命周期，特别是在查看不同类型的不同类型时，例如Real Property（建筑物），固定资产（家具），数字资产（电子书），IT资产（软件和相关许可证）等。但即使assets of the same kind might be acquired from different sources, stored at different facilities, handled by different teams, maintained on different schedules, recorded in different ledgers or spreadsheets, etc. As a result, it’s all too easy for assets to be used up or simply go missing yet remain on the books.

这些是鬼魂资产，他们可以花费您的组织不正确和不必要的费用，如存储，保险和纳税。（请参阅右侧的表格）。

不幸的是，幽灵资产很常见。也许它不应该令人惊讶：2015年调查发现，零售商损失了超过440亿美元的资产，盗窃，错误和未知原因。幽灵资产可以困扰任何人。美国Marshals服务在实现更有效的固定资产跟踪系统之前丢失了数千个双向无线电的轨道。2013年的审计部门审计审计人员增长了15,600件缺失设备，价值4195万美元。

与它们一样常见，许多组织不考虑其资产跟踪和报告中的鬼魂资产。Seventy-four percent of small businesses didn’t understand how ghost assets impact their books, according to (Wasp Barcode Technologies’ 2015 “Small Business Report: Accounting.” Even scarier, 49% don’t know what ghost assets are. Organizations can’t fix problems they don’t know exist).

重复资产

你的组织花钱了“替换”您已经拥有的资产只是不知道它。

资产管理中的另一个常见错误：重新排序（或制造）组织已经有库存或其他可用的部分，仅仅因为他们没有意识到他们拥有它们。具有许多部门和地点的大型组织可能特别脆弱。

当组织需要跟踪许多小型票证项时，此问题可能是特别有害的。例如，学区可能需要跟踪数千本教科书，或者制造商可能需要跟踪各个组件部件的现有UPC代码。这是一个超过大多数电子表格和通用数据库的能力。

折旧

如果您的资产管理协议没有，您的组织将支付使用更改的资产值保持电流。

如果您的组织没有正确计算资产折旧，则将在保险和税收上过度，与Ghost和重复资产一样。例如，您可能已经为那辆车支付了30,000美元，但五年后它只有12,000美元 - 这就是应该在资产管理系统中反映的金额。

稳定折旧是简单的追踪，即使是电子表格也可以管理那么多。然而，并非所有折旧都是直截了当的;组织也可能选择加速方法（余额下降），即早年看到更多折旧。在一些特殊情况下，组织可以在一年内为整个折旧扣除。有时折旧方法需要更改中生循环。此外，计算折旧的值可以改变。例如，一些维修和维护 - 类似于大修 - 可以提高标准折旧指示的固定资产的价值。电子表格在这一点上，由于所需的手动劳动力和已经讨论的错误率。

看着减少不准确的投资回报率

这些不准确性最佳地修复了维护洞察力的跟踪方法：

• 实时
• 整个资产的全部生命周期
• 尽可能自动化此过程

然而，现代资产管理系统足够复杂，可以进一步迈出一步，并回报更大的投资价值。许多资产，例如，可以在其生命周期上变形（例如，作为资产贬值，磨损或在制造过程中纳入更大的产品），并且您希望一个可以处理完整和部分资产转移和处置的系统。同样，您希望您的系统自动折旧，以便未继续将固定资产列为可用于其适当的寿命。

还建议使用办理登机手续功能;它是监测设施或人之间资产转移的自动化方式，它提供了一个审计跟踪，可以遵循资产的最后一次已知使用和位置，大大缩短了调查或搜索资产所需的时间。

其他费用

维修费用

资产管理右尺寸维护成本，警告组织时 - 只需要什么时候。

不必要的维护是一个隐藏的成本乘数。无论您是否被迫更换资产，或支付不必要的工作，当资产维护处理不当时，费用可以蘑菇。事实上，Deloitte揭示了逐渐恶化和机械故障/电气损坏是拥有和经营资产的组织的62％的两个最常见的风险。

一个主要问题是如何跟踪和处理维护。全部季度公司花费高达80％的维护预算，而不是预防性维护。通过Excel或基于纸张的方法进行资产管理，它们尚未选择：它们根本无法访问触发警报或发出预防性维护到期的提醒的功能。

根据资产，进一步复杂化，甚至预防性维护可能并不总是适合。例如，正常维护假设随着年龄线性增加的故障率;但是，只适用于18％的资产，每次ARC咨询组的ARC咨询小组来自美国宇航局和美国海军的失败率数据分析。

他们发现剩下的82％的资产将显示随机失败率，并且预防性维护实际上可以触发问题。相反，研究人员建议使用分析和状态监控来预先确定需要维护的设备以及需要完成的设备。确定确定取决于对可以处理多个变量的资产管理系统，以预测潜在的设备故障和停机时间。查看有关维护策略的更多信息的图表。

查看维护费用的投资回报率

真正复杂的资产管理系统，可以捕获和分析有关组织资产的数据，最好定位以优化维护。在一个长期的研究中，ARC咨询小组发现主动维护优化维护成本，并从资产失败到几乎为零的未安排停机时间。

即使只是简单的预防性维护，也可以省钱。一项关于“预防性维护经济价值”的一项研究发现，如果正确跟踪和安排维护任务，ROI可以高达500％。节省来自跟踪保修信息，以避免不必要地维修;延伸寿命（因此否定购买替换资产）;并防止或限制停机时间。

合规性和审计费用

现代的资产管理简化审核，由于填充有效，可验证的数据的完整，符合符合条件的报告，单击按钮可用。

合规性昂贵。例如，联邦Sarbanes-Oxley行为是关于资产核算的授权，而其他法规要求监测资产（例如，在教育部门的资金标准下购买资产）。不合规价格类似地高。例如，Concentra Health Services在2014年必须支付170万美元的丢失笔记本电脑，而阿拉斯加州卫生和人类服务部则支付了类似的170万美元用于失去USB硬盘的罚款。幸运的是，资产管理是这些成本可以最大限度地减少和避免风险的领域。

查看合规资格和审计费用

透明度和问责制是现代资产系统的关键，这些资产系统旨在做的不仅仅是记录有关每个资产的静态信息。它们可以阐明如何处理资产以及自动生成识别可以发现欺诈的红旗的警报，请注意可能导致停机时间的维护需求，并提供快速定位资产所需的信息。

即使在不合规的风险低下时，只需节省时间即可让每个人都有头疼。例如，在纽约加兰达学区，通过迁至智能跟踪系统，减少了90％的年度内部审计期间缺失资产的数量。事实上，系统简化了审计过程，只需一天完成一个人才完成，而不是在前几年工作的团队工作。这是现代资产管理的价值。

优化资产管理ROI的提示

为您的需求查找最佳资产管理系统。

合适的系统完全取决于您的组织的需求和长期目标。例如，一项小型企业可能不需要为大型企业设计的系统的所有功能 - 或费用 - 或费用。

创建一个实时更新的集中数据库。

任何现代资产管理跟踪系统都应该这样做。用户应该能够通过各种设备与中央数据库进行交互，包括智能手机和平板电脑，而无需担心创建重复或冲突信息。

条形码您的资产并创建位置标签。

条形码技术使组织能够在整个生命周期中正确识别和跟踪资产或库存，同时减少人为错误的机会。

检查 - 不要贷款 - 向员工和其他人提供固定资产。

如果员工只是在没有某种集中跟踪系统的情况下采取固定资产，如果没有下一个人知道资产需要修理或更换，资产可能会丢失或损坏。通过创建签出的资产和维护事件的警报，与谁有持续的资产存在任何问题，可以找到它的条件或可以找到它的位置。

跟踪用户以确保问责制。

在类似的说明中，最大化ROI意味着跟踪不仅仅是资产本身：您还需要跟踪使用或与资产交互的人员，并且您的系统需要能够生成准确的用户活动报告。这是确保组织可以让人们对其错误或欺诈活动负责的唯一方法。