AssetCloud用户指南

适用于iOS和Android的应用

AssetCloud有iOS和Android的本地应用程序，允许你在手持设备上使用该软件。这些应用程序附带了AssetCloud软件和用户订阅，因此没有额外费用。此外，这些应用程序可以在线或离线工作，所以你不需要持续的网络连接来完成工作。

这些应用程序可以让离线和下班后的用户轻松访问他们需要的资产信息。

审计

资产审计对于验证您的组织拥有哪些资产以及它们位于何处非常重要。它们还可以帮助您提高透明度，并确保您的组织拥有准确的财务记录信息。

AssetCloud的审计功能提供了一个中央注册表，记录组织所有资产的详细信息。

使用AssetCloud，您可以将手持设备和扫描仪连接到数据库，以最低的成本和资源跟踪每个资产的位置和状态。它适用于移动电脑、iOS和Android设备，并且允许你在在线和离线模式下进行审计。

审计的窗户
使用AssetCloud的审计窗口，程序管理员可以为位置或资金设置预定的审计时间，接收进程的状态更新，并设置通知，让用户知道窗口何时关闭。审计资产不再局限于某一天，也不需要进入审计模式。

当一个站点或基金处于预定的审计窗口中时，任何资产操作(移动、签出、签入或转换)都将自动被审计，而不需要额外的步骤。

审计窗口为您提供了执行审计所需的灵活性，可以使用您的时间参数，并通过其自动化操作减少工作负载。

盲目的审计

为了增加额外的安全级别，AssetCloud允许您选择用户在执行审计时可以看到哪些资产信息。在移动设备上运行的盲审计功能，为用户提供了他们正在审计的资产类型和数量的提示，但没有进一步的细节。这些有限的信息降低了没有扫描所有资产的风险。

如果您有第三方来执行审计，那么盲审计特性会特别有用。

审计和解
在AssetCloud中，审计直到你说它是最终的，它才会是最终的。审计对账过程使您能够在审计之后对站点或基金进行最后的审查，并对标记为不符合要求的资产进行更改。这是一个非常棒的工具，可以删除不再存在但仍在账簿上的资产，并添加尚未记录的已发现资产。如果发现差异，很容易对现场或基金进行另一次审计，以检查原始审计的数据。为了提高透明度和准确性，每笔交易都记录了用户、日期和时间戳。

条码标签/资产标签设计:

AssetCloud具有通过软件模板或定制设计选项创建条形码标签(又称资产标签)的内置能力。

您可以在同一个程序中管理资产管理的每个阶段——从第一次接收资产时对其进行条形码编码，到不再使用资产时对其进行处置。

签入/签出

我们添加了一个“快速查找”功能，可以按资产、供应商、客户或员工进行搜索，然后填充相应的签入/签出字段。它还可以通过快速扫描资产标签来填充这些字段。这使得在一个事务中快速地将多个资产签入和签出给多个受让人变得很容易。

此功能特别有助于:

• 工具床，定期分配和收集员工各种各样的工具
• 医疗保健和应急反应单位必须确保其重要救生设备的供应始终保持和可用
• 分发和接收学生物品的学校，如乐队乐器、学习材料和运动器材

处理/恢复资产

旧的资产管理系统允许对破损或丢失的资产进行资产处理，但如果丢失的项目后来被找到，系统就会造成严重破坏。用户通常必须将回收的资产设置为一个全新的项目，并手动包含有关资产过去的信息。AssetCloud为您提供了一个简单的方法来恢复这些资产;它只是重新激活旧的资产编号和历史记录。

自定义字段和用户定义位置

我们知道，并不是每个人都将物品称为“资产”，或者使用“员工”来描述谁检查设备。您可以使用您业务中使用的术语轻松地设置整个系统，而无需呼叫技术支持，也不会产生额外的费用。AssetCloud的自定义字段向导允许您:

• 向报表中添加新的自定义字段
• 重命名现有油田
• 把你的田地放在你想要的地方

资金追踪及限制(适用于非营利及教育机构)

AssetCloud可以方便地跟踪赠款和捐赠，这样您就可以轻松地遵守基金必要的报告、维护和合规要求。基金管理及基金限制选项可让你:

• 了解购买了哪些资产，何时购买，在哪里，何时到期——与每一笔赠款或捐赠有关
• 一次审计一个或几个基金
• 在您的组织中指定一个单独的网站或组织作为基金的接收方。例如，一些学区可能会收到为某些学校或项目指定的助学金。
• 获取系统警报，并根据资金需求在资产未被使用、维护或存储时自动发送通知

导入函数(更新)

资产云的导入向导是一个有指导的一步一步的过程，将您的所有资产数据导入到资产云软件。该向导准确地展示了电子表格应该如何按类别排序，导入数据，并在适当的AssetCloud字段中设置它。

您仍然可以在导入过程中使用AssetCloud，一旦上传完成，软件将向您发送通知，让您知道流程已完成，并识别任何导入错误。

如果你正在从Wasp的MobileAsset切换，AssetCloud将自动将你现有的字段映射到新的软件框架。

Multi-Quantity资产

多数量特性使AssetCloud有别于竞争对手;它为您提供了在一个平台上管理固定资产和数量资产的灵活性。

我们已经添加了一个新的资产类型，即多数量资产，允许您在一个资产编号或ID下管理它们。当组织需要一种快速有效的方法来跟踪他们有多少相同的资产，但他们不希望将每个椅子、桌子或键盘作为单个项目来跟踪时，这个选项很有帮助。

• 这个特性对学区特别有帮助。它使跟踪像教科书、教学材料和运动装备这样的项目变得更容易。多数量特性使快速分配和恢复这些学生项目成为可能，系统会跟踪谁收到了它，以及它必须在何时返回。

通知

AssetCloud通过它的通知向导让你的团队处于循环中。该向导允许您为特定事件设置自动邮件或应用程序内通知，并指定谁应该接收它们。使用它发送关于过期行为、资产使用违规、资金限制、审计检查清单等的通知。

该功能使您能够:

• 创建您自己的消息或使用我们的消息模板之一
• 是否有实时事件管理，以确保后续行动，并减少延迟和错误的风险
• 摆脱耗时的手工电子邮件和电子表格通信系统。
• 存储所有的通信

报告

自定义报告

AssetCloud报告最好的一点是它能够创建您需要的自定义报告。只需使用一个标准报告作为设计模板，然后拖放您想要的字段。不再需要购买额外的软件或了解SQL来获得所需的报告。你也可以

• 在报表中添加或移动字段
• 在报表中创建并放置自定义字段

标准报告

• AssetCloud提供大量的标准报告，如按地点划分的资产、审计历史和合同

无论您选择哪种报表选项，该特性都包含一个健壮的调度引擎，允许用户设置何时运行特定的报表以及谁应该接收这些报表。它还允许你:

• 使用自定义报告工具使图表简单和快速。从各种各样的表格、图表和绘图风格中选择。
• 通过使用创造性的颜色、字体大小、对齐方式和宽度选项来强调报表元素。

基于角色的安全性

您不希望每个用户都访问资产管理系统的每个元素。这就是为什么AssetCloud有安全设置，允许您控制将使用应用程序的各种用户的权限。基于角色的安全性允许用户根据位置访问特定的数据和应用程序。爱游戏ayx会员成长通过创建“角色”，您可以设置访问类别，定义谁对特定资产类型具有访问权限，限制他们可以查看和编辑哪些资产站点位置，并设置数据管理工具、报告和模块。

由于基于角色的安全性，您仍然将组织的所有资产保存在一个数据库中，但是用户将不能访问没有分配给他们的资产。